Microsoft 365 Business Premium pour les associations : fin de la gratuité en 2025

À partir du 1er juillet 2025, Microsoft met fin à la gratuité des 10 licences Microsoft 365 Business Premium pour les associations. Cette décision représente un surcoût de 735€ TTC annuel pour une association utilisant actuellement ses 10 licences gratuites (6,12€ TTC par utilisateur et par mois).

Face à cette évolution, Microsoft propose une alternative gratuite, avec 300 licences Business Basic, mais cette solution vient avec un nombre de fonctionnalités moindre notamment en termes de cybersécurité et de suite bureautique.

Devez-vous migrer vers des licences Microsoft 365 Business Basic ? Vers des licences Business Premium payantes ? Ou bien migrer vers l’offre de Google for Nonprofits ? Chaque choix a des implications importantes pour votre organisation, que nous allons explorer dans la suite de cet article.

Temps de lecture : 8 minutes
Impact budgétaire : Jusqu’à 735€/an
Échéance : 1er juillet 2025

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I. L’impact concret sur votre budget associatif

Comme nous l’avons vu dans l’introduction, pour une association parisienne de 25 salariés, actuellement équipée d’au moins dix licences Microsoft 365 Business Premium en version gratuite, le surcoût représente : 734,4€ TTC par an (6,12 × 10 utilisateurs × 12 mois)

Cette somme, bien que significative, notamment dans un contexte de tensions budgétaires, doit être mise en perspective avec les alternatives disponibles.

II. Microsoft 365 Business Basic vs Business Premium : comparatif détaillé

Le choix entre Basic et Premium affecte directement le quotidien de vos équipes ainsi que le niveau de cybersécurité de votre système d’information.

1. Outils bureautiques et productivité au quotidien

Avec Business Basic, vos équipes devront être connectées à internet pour travailler sur les documents, rédiger et envoyer des mails. Les fonctionnalités des logiciels sont réduites : PowerPoint ne dispose pas de toutes les fonctions d’animation et de transition, il n’y a pas de mode présentateur, etc.

En pratique : Vos équipes devront maintenir une connexion Internet permanente avec Basic lors de l’édition de documents, et perdront l’accès aux fonctionnalités avancées.

2. Cybersécurité et protection des données

C’est sur cet aspect que la différence entre les deux licences est la plus importante.
Avec Microsoft 365 Business Basic, vous bénéficiez de la protection de base, qui est inclue par défaut dans Windows, rien de plus.
Avec Microsoft 365 Business Premium, vous bénéficiez, en plus de la protection de base, d’une protection avancée contre les malwares (virus, ransomwares, etc.) et contre les emails frauduleux (phishing, spam, etc.). Les données présentes sur vos appareils sont chiffrées : en cas de perte, de vol, de tentative d’accès non autorisé, vos données restent protégées. Microsoft détecte également les failles de sécurité sur vos appareils et envoie des alertes.

Important : Savez-vous que par défaut, les données présentes sur vos ordinateurs et smartphones ne sont pas protégés même si un mot de passe est configuré ?

Quelques chiffres : La CNIL (Comission Nationnale de l’Informatique et des Libertés) a été notifiée de 5 629 violations de données personnelles en 2024, soit 20% de plus qu’en 2023 [1]

➡️ Voir mon article sur l’exfiltration de données dans le secteur social

Point critique : Business Basic offre une protection de base clairement insuffisante dans le contexte actuel de multiplication des cyberattaques contre les associations. Je recommande d’adjoindre systématiquement une solution de cybersécurité tierce avec ces licences.

3. Conformité et obligations légales

Les associations manipulent des données personnelles et sensibles (bénéficiaires, donateurs, salariés) et doivent respecter le RGPD (Règlement Général de Protection des Données). Business Premium facilite cette conformité grâce à :

• Des outils de classification automatique des données
• La possibilité de bloquer l’exfiltration des données personnelles
• Journalisation des accès et des modifications
• Capacités d’export pour les demandes de portabilité des données
• Fonctions de rétention légale des documents

4. Gestion de vos PC, téléphones et tablettes

Rien n’est prévu de ce côté-là avec Business Basic.
Business Premium propose une solution complète de gestion des appareils grâce à Microsoft Intune, qui est inclus dans la licence.

Concrètement, cela vous permet de :

• Configurer automatiquement les appareils pour vos salariés
• Contrôler les accès aux données depuis les appareils personnels
• Effacer à distance les données professionnelles en cas de perte/vol
• Imposer des politiques de sécurité (codes PIN, chiffrement)
• Automatiser les mises à jour afin de corriger les failles de sécurité
• Avoir une vue centralisée de tous vos équipements

➡️ Lien vers le tableau comparatif exhaustif des licences Microsoft

III. L’exemple concret d’une association

Prenons l’exemple d’une association d’aide sociale avec 15 salariés :

La directrice prépare souvent ses rapports en déplacement (train, domicile).
L’équipe administrative utilise Excel pour les budgets avec des formules avancées.
Les travailleurs sociaux sont souvent sur le terrain, ont besoin de travailler avec la suite bureautique Office et ne disposent pas de connexion Internet fiable.
L’association gère des données personnelles (salariés et bénévoles) ainsi que des données sensibles (bénéficiaires).

Avec Business Basic : La directrice et les travailleurs sociaux ne peuvent plus travailler en déplacement, l’équipe administrative perd ses macros Excel, les présentations deviennent basiques, et surtout, les données sensibles sont moins protégées.

Le verdict ? Pour 61€ de plus par mois, cette association a tout intérêt à conserver Microsoft 365 Business Premium afin de conserver son efficacité opérationnelle ainsi que son niveau de cybersécurité.

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IV. Les trois options qui s’offrent à vous

1. Migrer vers Business Basic : une fausse bonne idée

Bien que séduisante sur le plan budgétaire, l’offre Business Basic présente des lacunes sécuritaires importantes qui en font une option risquée pour les associations manipulant des données personnelles ou sensibles.

Business Basic ne propose que la “sécurité standard” de Microsoft : protection anti-spam de base, politique de mots de passe et authentification multifactorielle. Des fonctionnalités cruciales sont manquantes, telles que la protection avancée contre les menaces, la sécurité des appareils et les outils de conformité.

Si vous optez malgré tout pour Business Basic, il faudra impérativement l’accompagner d’une solution de cybersécurité tierce (antivirus avancé, EDR, protection contre le spam et le phishing, .etc). Le coût de ces solutions complémentaires (entre 5 et 10€ par utilisateur et par mois) annule rapidement l’économie réalisée, tout en complexifiant votre infrastructure.

2. Business Premium : le gold standard

En tant que spécialiste en infogérance pour les associations en Île-de-France, je continue de recommander Business Premium comme standard minimum pour toute organisation manipulant des données à caractère personnel.

Cette offre intègre Microsoft 365 Defender for Business, une suite de cybersécurité de niveau entreprise qui protège contre :

• Les ransomwares et autres malwares
• Les attaques par email (phishing sophistiqué)
• Les menaces sur les appareils (ordinateurs, smartphones)
• Les violations de données avec alertes en temps réel

Pour 73,44€ par an et par utilisateur, vous bénéficiez d’un niveau de sécurité qui coûterait facilement le double avec des solutions tierces équivalentes. Cette approche “sécurité intégrée” simplifie également la gestion : un seul interlocuteur, une console d’administration unifiée, des mises à jour automatiques.

3. Google Workspace : techniquement viable mais organisationnellement perturbant

Google Workspace for Nonprofits offre également des licences gratuit mais ne propose ni un niveau de cybersécurité comparable à Business Premium, ni la suite Office, qui reste nécessaire dans certains cas.

La migration représente un projet conséquent :

• Migration complète des emails, calendriers et documents
• Formation des équipes aux nouveaux outils
• Adaptation des processus métier existants
• Période de baisse de productivité significative
• Coût de la prestation élevé

Mon analyse : Pour un coût de 73,44€ par an et par utilisateur, cette disruption opérationnelle n’est généralement pas justifiée.

V. Ma recommandation

Malgré la fin de la gratuité de Microsoft 365 Business Premium pour les associations, je recommande d’opter pour les licences au tarif subventionné à 6,12€ TTC/mois/utilisateur.
Le surcoût est largement compensé par les fonctionnalités bureautiques, de cybersécurité, de conformité et de gestion centralisée des appareils.
La migration vers Google Workspace présente bien plus d’inconvénients que de bénéfices dans cette situation.

VI. Vous accompagner dans cette transition

1. Planification

La fin de la gratuité de Microsoft Business Premium pour les associations aura lieu le 1er juillet 2025. Microsoft indique qu’il ne sera plus possible de renouveler l’offre Business Premium gratuite à partir de cette date.
L’offre reste donc active jusqu’à votre date de renouvellement, même si celle-ci est postérieure au 1er juillet 2025.

Par exemple, si votre date de renouvellement est en octobre 2025, vous pouvez continuer d’utiliser l’offre gratuite sans restrictions jusqu’à cette date.

2. Pérennité des données

Passée la date de renouvellement, vous disposez de 30 jours pour accéder et exporter vos données. Passé ce délai, l’accès sera suspendu et vous disposerez de 60 jours pour activer une nouvelle licence avant que les données ne soient supprimées.

Cette modification tarifaire, bien que contraignante budgétairement, représente une opportunité de professionnaliser la gestion de votre système d’information.

3. Mon accompagnement

En tant que spécialiste Microsoft 365, je propose un accompagnement gratuit dans le cadre de cette modification tarifaire :

• Inventaire de vos licences
• Évaluation de vos besoins et usages
• Identification des risques de sécurité
• Recommandations personnalisées

Par la suite, je peux mettre en place ses recommandations et optimiser la configuration de votre tenant Microsoft 365, afin que vous puissiez bénéficier de toutes les fonctionnalités offertes par votre abonnement.

L’objectif ? Transformer cette contrainte budgétaire en opportunité de renforcement du niveau de sécurité, avec un retour sur investissement mesurable en termes de protection et de tranquillité d’esprit.

Avantage unique : En tant que travailleur indépendant handicapé (TIH), votre association peut déduire jusqu’à 30% de mes prestations de sa contribution OETH, réduisant significativement le coût de l’accompagnement.

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[1] CNIL – Rapport annuel : le bilan et les actions marquantes de la CNIL en 2024

Article rédigé par Jonathan Alescio, entrepreneur en infogérance informatique Microsoft 365 pour les associations et PME parisiennes – Juin 2025